【导读】申请美国院校的过程中，我们往往会需要通过邮件向学校询问或者确认一些信息
本文作者：刘瑶
启德美国SO计划优选导师
Q1：为什么别的同学已经收到I-20吗，而我的I-20一直未收到？
Q2：水牛城大学已经通知了2020fall录取的学生学校多种授课方式，华大西雅图什么时候通知我上课形式呢？
Q3：2020fall去不了美国校园，我的美国学生保险是否可以申请豁免？
……
在申请美国院校的过程中，我们往往会需要通过邮件向学校询问或者确认一些信息。但是很多同学发现自己发给学校的邮件常常石沉大海，杳无音讯。那么，我们需要怎样写邮件才能得到学校的有效回复呢？
1. 明确询问内容，确定正确的询问对象
为什么我们需要先明确询问内容。因为这决定了你需要将这封邮件发给谁。学校内部其实也是一个庞大而复杂的运营系统，部门众多，各司其职。如果你的询问邮件发给不在管辖范围内的部门，基本上你就收不到任何有效的回复。例如询问I-20申请的处理进度，如果只是把邮件发给department director邮箱，大概率这封邮件得不到有效回复。因为处理I-20申请的是international student service office，department director基本上只处理系里专业相关事宜。
询问常规问题前，请先去学校官网找答案。对于一些常规性的问题，例如有关申请费，申请截止日期等等，这些问题是完全可以在学校官网相关页面找到答案。官网上的信息能让你更快找到想要的答案。毕竟我们写一封邮件给学校，人家并不是当下马上就会回复你。（毕竟受到时差，处理效率等影响）对于学校官网已经明确写清楚的信息，如果你通过邮件去询问，也很有可能得不到任何答复或者很久后得到的回复就是一个链接，让你自己去链接找寻答案。通常学校的官网都会有FAQ页面，学校会在该页面针对常规性问题作出解答，如下图所示为南加州大学的FAQ页面。
2. 清晰直接的主题
如果我们的问题在学校官网上找不到满意的答案，在确定了询问内容和正确的收件人后，写一个醒目的邮件标题也能帮我们提高邮件被回复的几率。清晰直接的主题是通过Subject主题栏准确概括邮件内容。忌讳主题栏是空的。例如我们写邮件向学校确认自己是否可以豁免托福申请，那么主题栏就应该写regarding TOEFL waive requirement，收件人应该就是admission office。（一般来说和申请要求相关的问题都可以询问admission officer和international admission office）
3. 恰当而不失人情味的称谓，结尾敬语不草草了事
一个恰当称谓将让你事半功倍。如果是第一次联系admission office，并不知道处理邮件人的性别，我们可以用Dear admission officer/Dear Sir or Madam. 避免在第一次写邮件的时候就直接使用Hi，这样的开头可能显得过于随意。如果是博士申请者，我们在给教授第一次写邮件的时候，可以用Dear Professor XXX. 除了需要注意选用恰当的称谓，在写完正文后，结尾敬语不能草草了事。合适的结尾敬语可以采用以下几种：
4. 言简意赅的正文，不要laid-back 随意
每个行业都有自己的行话，写邮件时要确定收件人能看懂你表达的内容，也尽量不用华丽的辞藻做过多的堆砌，西方人习惯使用朴实的语言进行高效的沟通。首先应该遵循写邮件的“3C原则”：Deliver a Clear message；Use Correct grammar, vocabulary and punctuation；Be Concise.
正文部分可以适当加入礼貌性的寒暄，例如Greetings/Hope you are doing well/Hope this email finds you well/Hope all is well. 寒暄后，首先就是表明你的身份。你的姓名必须要有。如果是第一次邮件询问，还可以表明自己是来自中国的申请者（因为有些学校对中国申请者有额外的申请要求）。如果是在录取后针对某些录取后的问题进行邮件询问，在写清楚自己姓名的同时也必须写上student ID/application ID, 以及自己被录取的项目名称(例如 MS in Computer Science和入学日期（例如2020 fall）。这样也是方便收件人更有针对性的回答你的问题。想要询问的问题最好一次性在邮件正文写清楚，这样一来，学校回复的邮件可以解答你多个问题，效率更高。我们可以参考以下邮件范例，这封邮件是询问学校关于博士延期入读相关政策，申请者正文部分首先清楚的表明了自己的身份，然后讲了自己目前的现状并清楚的列出了想要询问的问题。
除了以上几点，以下几个问题也是同学们经常会问到的。
一封邮件是否可以抄送给多个人或多个部门？
常常会有申请者不确定自己的问题应该询问哪个部门，因此他们可能会将一封邮件同时抄送给多个人或者多个部门。这种做法是否可取需要具体问题具体分析。
有些学校的department会介意申请者将一封邮件同时抄送给多个部门，因为他们认为申请者这样做会加大他们的工作量，降低他们的工作效率。事实上，确实可能会出现因为发给了多个人而导致收不到一个回复。当收件人看到你发送的邮件是有抄送给多个人时，他们可能会认为其他人会回复你，所以TA就不回复了，最终可能会出现没有一个人回复你。例如下面这封学校的回复的邮件就明确告知申请者不要一封邮件同时发给多个收件人。
那么什么情况下，我们可以同时抄送给多个人或者部门呢？
当你的收件人要求你这样做时，你就可以这样发了。例如博士申请者向学校申请延期入学时，一般教授会要求学生把延期入学申请的邮件发送给admission office同时抄送给TA，这种情况是为了方便教授和招生办公室同时知晓你的入学状态。
邮件发出后，一般需要等多久没回复就可以追第二封邮件呢？
天青色等烟雨，而我却等不来你的邮件…
常常会有申请者抱怨自己发出的邮件迟迟得不到，于是在第二天或者第三天马上又追一封邮件去询问。那么问题来了，追发的邮件一定就能得到及时（第二天）的回复吗？请查看下面这个回复：
一般来说，学校各部门收到邮件都会需要3-5个工作日的处理周期，有的学校可能需要的时间更长。如果我们在学校自动回复或者告知的处理周期内没有收到回应，我们再去发一封邮件询问会更加合适。
好了，今天的分享就要这里，以上和美国院校沟通的技巧，你们学会了吗？
作者简介：刘瑶老师，华中师范大学学士学位，英语专业八级，拥有高级教师资格证；在留学行业工作8年，启德SO明星导师，金牌文案，帮助近四百名学生拿到心仪的美国学校录取，在数以千计的录取中不乏全奖博士，常春藤名校硕士，商科牛校硕士；从业期间经手各种疑难签证，迄今为止美国签证通过率100%。
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